Как указано в статье 252 НК, все расходы организации нужно подтверждать документально. Это же касается трат, произведенных подотчетными лицами, получившими деньги предприятия. Работник должен доказать целесообразность своих расходов, предоставив авансовый отчет. Если сотрудник не отчитается по вверенным ему суммам, то на протяжении месяца по распоряжению руководителя можно удержать утерянные средства из зарплаты этого работника, исходя из статьи 137 ТК.

Также можно заключить бессрочный беспроцентный договор займа с лицом, осуществившим трату денег. Эта формальность позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции.